Het draait niet om snelheid, maar om tijd

In het vorige artikel in deze reeks beschreef ik waarom het zakelijk gezien zinvol is om snel te zijn. Nu kan het echte werk beginnen. Hoe word je snel? En wat heb je daarvoor nodig?

De sleutel tot snelheid — of anders gezegd: efficiëntie — is de klok. Lineke en ik zijn ons allebei heel sterk bewust van de tijd die we in iedere taak steken. Meten is weten, zeggen ze, en dat kunnen wij geheel onderschrijven. Je kunt pas sneller worden als je weet hoe snel of langzaam je bent.

Als je zelf ook graag sneller wilt worden en niet weet waar je de meeste winst kunt boeken, kun je het beste alle aspecten van je werkwijze aan een grondige inspectie onderwerpen. Van je computer en website tot e-mails en facturen: ben je er veel tijd aan kwijt, dan neem je het fileermes ter hand en ga je snijden. Maar waar begin je?

Apparatuur en werkplek

Vertalen is een merkwaardig vak. Je hebt er in wezen bijna niets voor nodig, behalve de informatie die in je hoofd zit opgeslagen. Dat neemt niet weg dat de moderne vertaler zich van allerlei technologische foefjes en handigheden bedient.

In principe moeten alle hulpmiddelen die je voor het vertaalproces aangrijpt een toevoeging aan je dag vormen in plaats van een belemmering. Zet je ’s ochtends je computer aan en moet je vervolgens vijf minuten staan duimendraaien voordat het ding sputterend tot leven komt? Dan vormt je computer een knelpunt. Wij zetten in op de volgende oplossingen om zo min mogelijk tijd aan foutmeldingen en vastgelopen programma’s kwijt te zijn:

1. Een bliksemsnelle pc met veel schermruimte

’s Ochtends zet ik mijn computer aan. Twintig seconden later heb ik Trados of Wordfast open en lees ik de eerste zin van die dag. Een minuut later zitten de eerste twintig woorden er alweer op. Dat was vroeger wel anders! Toen namen mijn studentenroestbak en bejaarde software alle tijd, waardoor ook ik noodgedwongen bij veel te veel werkzaamheden veel te veel tijd zat te verkwanselen.

Komt dit je bekend voor? Je dubbelklikt op Word en gaat meteen naar Facebook, omdat je weet dat het programma wel een halve minuut nodig heeft om tot leven te komen. Vervolgens zit je een minuut of tien in de Vertalerskoffiehoek rond te neuzen. En dat dan dertig keer per maand. Of dit: “De updates zijn klaar voor installatie.” Je start te goeder trouw de computer opnieuw op en poef, Windows meldt doodleuk dat het 81.463 geheugenvelden gaat bijwerken. Daar gaan weer 35 kostbare minuten. Wat een verspilling van je tijd!

Al die kleine onderbrekingen van je ‘vertaalflow’ betekenen dat je je werkritme telkens weer moet zien te hervatten. Als je dus elf keer per dag het ritme kwijtraakt, verspil je tijd en berokken je jezelf nodeloos veel stress. Een langzame computer is wat mij betreft dan ook de aartsvijand van de snelle vertaler.

Mijn huidige pc is sneller dan een Ferrari en dat scheelt me op maandbasis gewoon uren aan wachttijd. Verreweg de beste upgrade die ik heb gedaan, is de harde schijf vervangen door een absurd snelle SSD van 512 GB, zodat de computer nooit meer door stoffige schijven hoeft te snuffelen. Ja, dat kost je een paar honderd euro, maar dankzij die SSD-technologie reageert je computer voortaan dan wel net zo snel als jij zelf — of zelfs nog sneller. Je dubbelklikt op Word en het programma wordt letterlijk meteen geopend. Je hebt niet eens tijd om te knipperen of afgeleid te raken.

Een overdosis RAM-geheugen kan ook geen kwaad. Ik heb 32 GB aan knettersnel DDR5-geheugen, waardoor ook Trados in de meest bokkige bui geen haperingen kan veroorzaken. Met 8 of 16 GB beschik je als vertaler in de regel over voldoende geheugen, maar als je zoals ik ook op je systeem spelletjes wilt spelen, heb je meer nodig. Vandaar mijn 32 GB. Liever een te snel dan een te langzaam systeem.

De processor, het moederbord en al die andere technische toestanden zijn minder relevant. Computerverkopers hangen graag hele verhalen op over de meerwaarde van die Core i7-processor van 900 euro, maar die technologie is alleen zinvol als je met zware grafische programma’s gaat werken. Over het algemeen kun je het beste eerst investeren in een degelijke SSD en dan in RAM-geheugen.

Gaat het je duizelen van al die technische termen of twijfel je of je systeem nieuwe hardware kan gebruiken? Neus dan eens rond op een computerforum of ga naar een computerzaak. Ik heb mijn computer door een technische vriend in elkaar laten zetten.

Een tweede beeldscherm kan ook geen kwaad. Zo heeft Lineke het ook aangepakt en ze heeft er geen grammetje spijt van (zie foto). Ik ben zelf niet zo weg van een schermrand in het midden, dus heb ik in plaats van een tweede scherm gewoon één gigantisch breedbeeldscherm gekocht. Ik kan daar met gemak drie A4’tjes naast elkaar op weergeven, wat reviseren een stuk eenvoudiger maakt. Een tweede scherm hoeft niet duur te zijn: voor 100 geheel aftrekbare euro’s heb je al een fatsoenlijke monitor. De dure foefjes als 144 Hz of DisplayPort zijn voor de nederige vertaler niets meer dan overkill.

Lineke is vanwege eindeloos gepriegel met Windows overgestapt op Mac en ik werk zelf op een MacBook als ik mobiel wil werken. Of je voor Mac of Windows kiest, maakt in wezen niet zo veel uit. Waar het om gaat, is dat je systeem je wat tempo betreft kan bijbenen.

De werkplek van Lineke, compleet met kantoorparkieten voor de dagelijkse vrolijke noot.

2. De juiste hulpmiddelen

Wat is een timmerman zonder goede hamer? Ook een vertaler moet blindelings op zijn gereedschap kunnen vertrouwen. Wij gebruiken Trados, WordFast voor als we met macOS werken en hebben memoQ voor een handjevol klanten die leuk werk hebben. Ik werk twee dagen per week als vertaaldocent bij de Vertaalacademie in Maastricht en neem op die dagen mijn MacBook met Wordfast mee.

Wie in de markt is voor een CAT-tool kan al snel last krijgen van keuzestress en drempelvrees. Er zijn meer tools te koop dan er smaken bij de ijssalon zijn. Wij hebben met de volgende tools gewerkt: Trados, Wordfast, memoQ, Memsource, XTM, Smartling, Transifex, Catalyst, Idiom, WorldServer, Wordbee, Across en Crowdin — en waarschijnlijk vergeet ik er nog een hele sloot.

Al die keuze is leuk en aardig, maar het maakt uiteindelijk weinig uit welke tool je koopt. Ze kunnen allemaal ongeveer hetzelfde. Waar het om gaat, is dat je ermee overweg kunt. Als je tien minuten nodig hebt om een tekst van vijfhonderd woorden klaar te zetten, kost dat je waardevolle tijd, helemaal als je in één week vijftien keer tien minuten kwijt bent aan rommelen met instellingen en stoeien met foutmeldingen.

Houd ook goed in de gaten of je tijd zit te verlummelen in die tool zelf. In Trados vertaal ik regelmatig teksten die doorspekt zijn van tags. Ik kan die wel stuksgewijs met het tempo van een bejaarde slak in de tekst zetten, maar het is veel slimmer om één keer op CTRL + Insert te drukken en vervolgens met CTRL + Shift en de pijltjestoetsen razendsnel de bron tussen de tags door te markeren en daar dan vervolgens de vertaling in te voeren, zodat ik zo min mogelijk tijd kwijt ben aan die tergende legopraktijken met paarse blokjes.

Neem eens in de zoveel tijd eens het overzicht van sneltoetsen door. Wedden dat er een combinatie tussen zit waarmee je jezelf klikwerk uit handen neemt? Iedere klik is een moment waarop je niet kunt typen. En daar komt bij dat tikken beter dan klikken is als je RSI wilt vermijden.

Let verder ook op die kleine, verraderlijke handelingen waaraan je veel tijd kunt verspillen. Ik weet nog tijdens mijn opleiding dat een studiegenoot een keer iets op Google moest zoeken. Hij klikte op de browserknop, klikte op een nieuw tabblad, bewoog de cursor naar de balk, tikte goolge.nl in, wachtte tot de 404-pagina in beeld kwam, deed een tweede poging om het webadres juist in te tikken, wachtte tot Google werd geladen, begon de zoekopdracht in te tikken terwijl Google al lang en breed wist wat er ging komen en nuttige suggesties deed … Man, man, man, een paard zonder benen kan het nog sneller! En dat terwijl hij ook gewoon CTRL + T had kunnen doen en meteen in de adresbalk drie tekens had kunnen tikken, om Google hem vervolgens de rest van het werk uit handen te laten nemen.

Voor de transcreation-experts: heb je er weleens aan gedacht om voor de backtranslations gewoon de complete bron in de backtranslation-kolom te plakken? Op die manier hoef je enkel de tekst aan te passen bij de zinsneden waar je van de bron afwijkt in plaats van slaafs de hele tekst te gaan terugvertalen. Die rompslomp is al tijdrovend genoeg, dus hoe sneller je de de backtranslations op papier hebt, des te meer je je tanden kunt stukbijten op de bron.

Zelfs je eigen vingers kunnen je parten spelen. Ik typ met drie vingers halfblind, omdat ik in de brugklas heb valsgespeeld bij informatica en sindsdien nooit meer fatsoenlijk heb leren typen. Daardoor maak ik veel tikfouten. De oplossing voor mij: spraakherkenningssoftware, zoals Dragon Naturally Speaking. Als je de tekst niet per letter uittikt, maar per woord invoert, maak je gewoon veel minder fouten. Dat de software ‘capuchon’ interpreteert als ‘kapper John’ is wel vervelend, maar veel minder vervelend dan een versleten backspacetoets en ontstoken pezen.

Voor teksten die ik toch echt moet typen, heb ik een toetsenbord met gewogen toetsen in huis gehaald. Dat is zo’n ding dat aardig veel herrie maakt terwijl je typt, maar wat mij betreft veel lekkerder weg tikt dan de wat modernere toetsenborden. Googel maar eens op ‘weighted keys keyboard’, lees andermans ervaringen en besluit voor jezelf of zo’n toetsenbord ook voor jou nuttig kan zijn.

Moet je veel pdf-bestanden converteren? Koop de juiste software daarvoor, zoals ABBYY FineReader. Krijg je een IDML-bestand? Zorg ervoor dat je weet hoe je zo’n ding ongehavend in en uit je tool krijgt. Trados lust die bestanden wel, maar een andere tool loopt er al snel op vast.

Kortom: wees tijdrovende processen voor door te investeren in de juiste hulpmiddelen.

3. Een lekkere werkplek

Toen Lineke en ik ons bedrijf net hadden opgericht, maakten we lange dagen. Werkweken van 60 uur waren geen uitzondering. Dat betekent dus ook dat je navenant lang als een zoutzak in je stoel ligt geparkeerd — en dat eist op den duur zijn tol. Ik kreeg last van stijfheid in mijn rug en een plakkerig gevoel in mijn hele lichaam. Ik voelde me vergroeid met mijn stoel. Bah.

De oplossing: een zit-stabureau. Wij hebben er allebei een van Worktrainer. Ik breng niet de hele dag staand door, maar ik ga ook zeker niet meer zittend door het leven. Juist de afwisseling tussen zitten en staan zorgt ervoor dat ik me lichamelijk fris blijf voelen. Tegen de tijd dat de computer uit mag, heb ik niet het gevoel dat mijn levensverwachting weer met een paar weken is gedaald en mijn ruggengraat in de knoop is geraakt.

Ook de werkruimte zelf is het heroverwegen waard. Ik werkte eerst met weinig uitzicht op de buitenwereld. Inmiddels zit ik pal aan het raam, waardoor ik regelmatig naar buiten kan koekeloeren. Ik kan dat van harte aanbevelen. Al dat schermstaren is funest voor je ogen, maar als je regelmatig naar buiten tuurt, kun je vermoeide ogen voorkomen. Verder heb ik een mooie plant op mijn bureau gezet zodat ik ook nog wat natuurschoon om me heen heb.

Wat voor werkplek voor jou goed werkt, is uiteraard geheel subjectief. Ik ken een vertaalster die thuis van eenzaamheid verpieterde. Ze zit nu in een flexruimte met vijf andere vertalers. Daar is het voor haar het prettigst werken, ook al kost dat dan wat geld. Weer een andere vertaalster die ik ken, reist de halve wereld af. Laptop mee en hop, aan het werk in de trein, het vliegtuig of een exotische bazaar, als het moet. De kern van de kwestie: ga bij jezelf na of je werkplek écht prettig is.

Durf te investeren

Dit soort zaken zijn geen hogere wiskunde, maar toch verbaast het me hoe vaak ik vertalers zie die in een donker hoekje van de kamer kromgebogen over een verstofte laptop zitten te zwoegen alsof hun leven ervan afhangt. Een prettige werkplek loont vanzelf, maar je moet er wel in durven investeren. Ik heb er in ieder geval geen centje spijt van.

Wat zou jij aan je werkplek en apparatuur kunnen veranderen om meer uit je dag te halen?