Dit is het derde en laatste deel over sneller werken als vertaler. In het eerste deel heb ik het over de voordelen van snelheid gehad, in het tweede deel kwam het materieel van de snelle vertaler aan bod en in dit deel wil ik het hebben over je werkwijze, want ook die kan flink wat roet in het eten van de effectieve vertaler gooien.

Knabbelt je klant aan je snelheid?

Knibbel, knabbel, knuisje, wie zit er met z’n tengels aan m’n dagindeling? Niet alleen jijzelf, maar ook anderen beïnvloeden je efficiëntie. Neem nu de klant, koning van vertaalland. In het prille begin werkten Lineke en ik voor een vertaalbureau dat voor zowat iedere klus wel weer een andere tool had. Bij deze klant had je geen keuze. Je deed het werk in een of andere halfgare tool of je deed het niet. Het resultaat: we kenden de sneltoetsen en het hele programma niet, waardoor we relatief veel tijd kwijt waren aan uitvogelen hoe je in LingoTransHubSuperStudio versie 4.1.1.6.2c je favoriete foutmeldingen tevoorschijn kon toveren.

Als zo’n klant een ijzeren wil heeft en je een belemmering oplegt die je echt te veel snelheid kost, kun je drie dingen doen. Of je stemt schoorvoetend in, wat zelden raadzaam is, of je verhoogt je tarief zodat de klant je productiedaling mag bekostigen of je zegt ‘tabee’ en gaat op zoek naar klanten die minder eigenwijs zijn. Wij zijn liefhebber van optie 2 en 3.

Aarzel niet om dit soort problemen aan te kaarten. Als een krakkemikkige vertaaltool je daadwerkelijk snelheid kost, mag de klant dat best weten. Een van onze directe klanten werkte ooit met een bijzonder gebruiksonvriendelijk programma. We hebben de klant laten weten dat dat wat ons betreft prima is, maar wel meer geld kost. Resultaat: “Hier heb je een Word-bestand.”

Effectief met klantcontact

Los van verplichte tools en andere opgelegde ongein kunnen klanten je tijd ook verspillen met moeizaam of tijdrovend contact. Neem nu prijsonderhandelingen. Het komt vaak genoeg voor dat klanten zeggen: “Joh, we hebben deze keer minder budget. Zie jij kans om bij wijze van uitzondering korting te bieden?”

De eerste keer dat we dat verzoek kregen, hebben we daar een minuut of tien, vijftien over gediscussieerd. Doen we het of doen we het niet? Je kunt hele dagen doorbrengen met wikken en wegen, treuzelen en twijfelen, dralen en balen. Je kunt ook gewoon van tevoren een sjabloon uittikken voor klanten die met zulke voorstellen komen aanzetten. Dan kost zo’n enkel e-mailtje je niet 10 minuten, maar 13 seconden. Is nog beter voor je humeur ook.

Hetzelfde geldt voor betalingsachterstanden. Op tijd betaald worden blijft voor menig ondernemer een hele klus. Je moet al die facturen op de voet volgen en aan de bel trekken als er ergens weer eens een vertraging in is geslopen. Stel je elke keer weer een nieuwe e-mail op? Zonde van je tijd. Tik één keer een sjabloon uit en stuur dat voortaan naar trage betalers — of wijs ze in het geheel de deur als je geen heil meer in de samenwerking ziet. Het is misschien vriendelijker om trage betalers een persoonlijk bericht te sturen, maar ja, dan hadden ze maar het fatsoen moeten hebben om netjes op tijd te betalen, toch?

Ga bij jezelf na hoeveel tijd je kwijt bent aan terugkerend klantcontact. Kost dat je een uur per week? Dan hebben we het op jaarbasis over een volledige werkweek die je ook gewoon aan zinvollere zaken had kunnen besteden. Met standaardsjablonen en een goed uitstippelde strategie beperk je de schade tot een minimum.

Houd de buitenwereld buiten de deur

Over e-mails gesproken: heb je weleens stilgestaan bij de enorme hoeveelheid ruis die je op een dag maar moet zien te verwerken? De hele dag stromen er e-mails binnen, trilt je telefoon over het bureau, spat Facebook uit elkaar van de bedrijvigheid, belt de postbode driftig aan om 21 pakketjes in je gang te stallen en vragen vrienden en kennissen of je toch niet gewoon eventjes de tijd hebt voor een drankje, spelletje of wat dan ook. De moderne wereld zoemt genadeloos door — en de moderne vertaler verzuipt in de informatie die door alle gaten en kieren van het leven komt binnenklotsen. Gevolg: je kunt een halve dag druk in de weer zijn zonder ook maar een woord te hebben vertaald. Oeps.

Wees streng voor de buitenwereld. Ik behandel zelf álle signalen en informatie die niet met mijn vertaling te maken hebben als ruis — taken die ik afhandel op het moment dat het mij uitkomt. Leuk dat Facebook 83 nieuwe meldingen voor me heeft, maar ik ga er pas naar kijken als ik deze tekst af heb. Ik zet mijn mailprogramma op ‘niet storen’ als ik vertaal, leg mijn telefoon met het scherm naar beneden op mijn bureau en schakel meldingen van mijn computer uit. Zo houd ik de buitenwereld waar die hoort: buiten.

Pak uitstelgedrag aan

Het is natuurlijk goed om afleidingen te voorkomen, maar als je jezelf überhaupt niet met een enkele gedachte aan het werk weet te krijgen, moet je daar de eerste winst zien te boeken. Hoe ziet je ochtendroutine eruit zodra je aan je bureau plaatsneemt? Ik kwam erachter dat ik met gemak een halfuur zat te verkwanselen met Facebook, reddit, YouTube en andere uithoeken van de digitale wereld. Een halfuur! Als je dat op jaarbasis bekijkt, heb je het al snel over honderden uren, stuk voor stuk verspild aan collectieve bezigheidstherapie.

Aan het begin van je werkdag heb je vaak de meeste energie en dat is dan ook het moment suprême om je belangrijkste klussen af te werken. Heb je een pittige vertaling voor de boeg? Ga er meteen mee aan de slag, ook als je eigenlijk je mailbox wilt checken. Moet je nog een ingewikkelde planning opstellen voor dat enorme project? Je raadt het al: pak dat meteen als eerste aan. Vergooi dat veelbelovende begin van de dag niet met werkzaamheden die weinig moeite kosten, zoals mailtjes afhandelen of facturen sturen. Hoe aanlokkelijk ook: dat soort domme, gemakkelijke klusjes kunnen uitstelgedrag in de hand werken. Als je de zwaarste klus van de dag al vroeg afwerkt, hoef je er ook niet meer de hele dag tegenaan te zitten hikken.

Over uitstelgedrag gesproken: ik heb in mijn favorietenbalk alle snelkoppelingen naar Facebook en andere veroorzakers van uitstelgedrag weggehaald. Ik had niets aan de tijd die ik daaraan besteedde. Het was niet zo dat ik achteraf mezelf een schouderklopje gaf, met als zelfgerichte lof: nou, ik heb weer even een nuttig kwartier op Facebook gezeten. Als ik naar Facebook wil, moet ik handmatig het adres intypen. Lineke logt zelfs elke keer weer uit: voor haar is het platform even aanlokkelijk geworden als een beschimmelde tomaat.

Tomaten kunnen je trouwens wel degelijk helpen je concentratie vast te houden. Lineke werkt inmiddels met de zogeheten pomodorotechniek. Dat werkt zo: je zet een kookwekker of stopwatch (of een app, zoals de BeFocused-app) en werkt 25 minuten heel geconcentreerd, zonder enige afleiding. Zodra het alarm afgaat, houd je een paar minuten rust. Na vier of vijf van dat soort cycli las je een stevige pauze in en daarna doe je ’s middags het hele riedeltje nog een keer. Voor mij is deze methode net iets te dwingend, maar Lineke heeft er veel baat bij. Probeer het zelf ook eens als je jezelf er vaak op betrapt dat je werk voor je uit zit te duwen.

Lineke heeft overigens ook ons deadlinebeleid wat aangepast. Eerst noteerde ze een deadline van 15.00 uur als zodanig in ons systeem. Tegenwoordig legt ze ’m juist een flink aantal uren te vroeg vast. Ik weet wel dat ze dat doet, maar toch is het gemakkelijker om mezelf aan het werk te krijgen als ik zie dat ik over één uur die 300 woorden moet leveren in plaats van over drie uur. Klanten hoor je er in ieder geval niet over klagen.

Maak het kort maar krachtig

Zoals je inmiddels misschien wel begrijpt, is een van mijn ‘trucs’ dat ik me in korte perioden met maximale concentratie een weg door mijn teksten heen ploeg. Wanneer werk ik die dagelijkse digitale stortvloed aan mails en berichtjes weg? Tussen de salvo’s door. Dan leg ik mijn vertaalwerk even helemaal opzij en neem ik een snoekduik in de informatievloedgolf. Dat werkt voor mij beter dan het alternatief van anderhalf uur lang een enorme inspanning leveren en vervolgens uitgeput aan informatieverwerking beginnen. Van dat soort marathonwerk ga ik alleen maar suffen, wat weer tijd kost.

Dat werken in salvo’s is ook om een andere reden logisch. Je hersenen zijn namelijk net een spier: goed in kortstondige, intensieve prestaties, maar niet zo goed in duursport. Ga maar eens staan en houd je armen recht voor je uitgestrekt. Voor je het weet verkramp je. De mens is gewoon niet gemaakt om uren en uren achter elkaar te presteren. Met ‘kort maar krachtig’ als devies blijf je langer fris van geest.

Pas op met zoutzakkerij

Vertalen schijnt voor de grijze massa een van de meest veeleisende bezigheden te zijn — maar voor je lichaam is er niks aan. Dat zit daar maar in die stoel, als een lap vlees in een supermarktschaaltje. Er zit weinig beweging in, terwijl ik heb gemerkt dat juist af en toe even bewegen wonderen doet voor de concentratie.

Het lijkt aanvankelijk heel zonde om van elk uur bijvoorbeeld 10 minuten te besteden aan beweging, maar mensen krijgen écht meer voor elkaar als ze gewoon af en toe wat anders doen en die hartslag wat opvoeren. Het is voor vertalers zó gemakkelijk om in een tekst te worden gezogen en de tijd te voelen vervagen, maar je lichaam is je daar niet bepaald dankbaar voor.

Probeer dus zeker eens het tegenovergestelde: werken, rust, beetje bewegen, werken, rust, beetje bewegen. Ik probeer tijdens de rustperiode daadwerkelijk ook even weg te gaan van mijn werkkamer. Zo houd ik mezelf scherp.

En dan is er nog de dagindeling

Ik ben geen ochtendmens. Sleur mij om 7 uur uit m’n bed en ik slaap op de grond tot half 10 verder. Wat heeft het dan voor zin als ik mezelf om 7, 8 of 9 uur aan het werk zet? De slaap zit dan nog zo diep in alle vezels van mijn lichaam en geest verankerd dat ik alleen maar kan dromen van tempo of efficiëntie.

Gelukkig ben je als vertaler veelal eigen baas. Richt je dag eens zo in dat je werkt op de momenten waarop je van nature lekker kan doorstomen. Krijg je in de namiddag nooit zo veel voor elkaar? Ga dan sporten, doe alvast boodschappen, spuit desnoods de kliko eens goed schoon. Je gaat die uren anders toch niet zinvol besteden. De moderne trend is dat je maar door blijft buffelen, maar dat is alsof je brood snijdt met een kettingzaag: veel te onbehouwen en zonde van de energie.

Niet alleen het tijdstip, maar ook de indeling van je werk is geheel aan jou. Je hoeft écht niet 1 x 8 uur te werken. Je kunt gerust 2 x 4 proberen of je bijvoorbeeld aan 4 x 2 wagen. Ik heb voor mezelf vastgesteld op welke momenten van de dag ik écht de handen uit de mouwen kan steken en zorg ervoor dat ik me op die momenten 100% op mijn werk kan richten. Tijdens mijn energiedip, steevast om een uur of 4, ga ik dus mooi wat anders doen.

De slotsom

Met de tips die ik in deze reeks heb opgesomd, heb je als het goed is genoeg materiaal om je volledige werkwijze onder de loep te nemen. In principe is het idee heel simpel: zorg ervoor dat je zo min mogelijk tijd kwijt bent aan pruttelende computers, tijdrovende mails, eigenwijze klanten, stomme software en dagelijks terugkerende taken. Houd jezelf tot aan de laatste seconde van de dag fris van geest. En misschien wel het belangrijkste: steek zo veel mogelijk tijd in de zaken die ook daadwerkelijk vertaalde woorden opleveren. Van de acht uur die ik op een dag werk, kan ik er zo’n zeven aan vertalen besteden — en dat scheelt een hoop.

En nu: aan de slag!